Rastatt: Veranstaltungsreihe „Tanz unter den Platanen“
| Kategorie: |
Events, Belebung und Frequenz Erlebnis- und Lebensraum Marketing und Kommunikation |
| Einwohnerzahl: | 51.600 |
| Bundesland: | Baden-Württemberg |
| Jahr der Umsetzung: | seit 2022 |
| Projektvolumen: | bis 50.000 Euro |
Warum Best Practice?
- Erfolgsmodell: ein kleiner Organisationsaufwand erzeugt hohe Besuchszahlen – jedes Tanzevent zählt zwischen 800 und 1.000 Besucher*innen. Die Veranstaltungsreihe wurde mit dem Stadtmarketing Preis 2023 ausgezeichnet.
- Partnerschaften und Vernetzung: Vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen einem örtlichen Privatunternehmen (Tanzschule) und der Stadtverwaltung erweist sich als win-win Kooperation für beide Parteien.
- Strategische Einbindung: mit einem Tanzabend pro Monat über die fünf Sommermonate bleibt das Event in den kommenden Jahren fester Bestandteil des jährlichen Veranstaltungskalenders und gehört zur Stadtmarketing-Strategie für die Belebung der Innenstadt.
Zielstellung
Was wollen wir erreichen?
- Etablierung eines neuen Events, das den Bürger*innen die Möglichkeit bietet, die Innenstadt sowie Geschäfte und Gastronomiebetriebe neu zu entdecken
- Erzeugung einer Aufbruchstimmung und damit Belebung der Innenstadt
- Entwicklung eines positiven Innenstadterlebnisses
Projektbeschreibung
Was ist unser Projekt? Worum geht es?
„Tanz unter den Platanen“ ist eine gemeinsame Veranstaltung der Stadt Rastatt in Kooperation mit der lokalen Tanzschule Müller. Bis heute werden, insbesondere auch junge Menschen, durch das Engagement der mehrfachen Weltmeister Ralf und Olga Müller angeregt, Standard- und andere Tänze zu lernen. Das Event findet von 19:00 bis 22:00 in der Mitte des Marktplatzes statt und ist eine Mischung aus „freiem Tanzen“ in der Mitte des Platzes, angeleiteten Choreographie-Tänze, sowie Show-Tänzen von Gruppen der Tanzschule. Auch professionelle Gasttänzer haben bereits teilgenommen.
Ergänzt wird das Event durch kulinarische Angebote lokaler und regionaler Gastronomiebetriebe. Die um den Marktplatz ansässigen Gastronomen verlängern ihre Öffnungszeiten an den Tanz-Abenden. Die Gastronomiebetriebe aus der Umgebung beteiligen sich mit Ständen und Food-Trucks. Somit können auch Zuschauer*innen, die nicht mittanzen möchten, die stimmungsvolle Abendatmosphäre genießen.
Die Veranstaltung wird von allen Generationen angenommen. „Tanz unter den Platanen“ ist ein Event, bei dem keine Anmeldung erforderlich ist und kein Eintritt erhoben wird.
Erstmalig fand 2023 zusätzlich eine „Weihnachts-Winter-Edition“ von „Tanz unter den (Weihnachts-)Platanen“ als Testlauf beim Weihnachtsmarkt statt. Das Programm lehnte sich am Sommer-Tanz-Event an und beinhaltete 2-3 kurze Showtänze auf der Weihnachtsmarkt-Bühne, ein anschließendes angeleitetes „Warmtanzen“ z. B. mit Line-Dancing, gefolgt von freiem Tanzen auf dem Platz vor der Bühne. Auch das Weihnachts-Tanzen wurde gut angenommen. Trotz der Kälte kamen zahlreiche treue Tanzfans. Auch 2024 wird es wieder ein bis zwei Tanzabende auf dem Weihnachtsmarkt geben.
Projekt-Fahrplan
Wie sind wir vorgegangen?
Der Projekt-Fahrplan ist anhand des Jahres 2022 dargestellt, in dem die Veranstaltungsreihe mit 4 Terminen erstmalig stattfand. Seit 2023 wird sie mit 5 Terminen jährlich fortgesetzt. Die Organisation läuft jedes Jahr weitgehend gleich ab. Die bei der Nachbesprechung erörterten Änderungen werden für das nächste Jahr berücksichtigt.
2022
- Januar: Treffen zwischen der Stadtverwaltung und der Tanzschule Müller
- Februar: Konzeptentwurf
- März – April: Ausarbeitung Eventablauf und -aufbau; Marketing
- Mai: Werbemaßnahmen für die Veranstaltungsreihe
- Juni – September: Durchführung (seit 2023 von Mai-September)
- Oktober: Nachbesprechung, Evaluierung, Festlegung der Termine fürs Folgejahr
Partnerschaften
Wer war mit im Boot?
Stadtverwaltung; Hotellerie/Gastronomie; Dienstleistungsunternehmen; Vereine
Konkret:
-
Stabsstelle Wirtschaftsförderung, Stadtmarketing und Citymanagement der Stadtverwaltung Rastatt (Marketing und Durchführung)
-
lokale Tanzschule Müller (Marketing, Moderation, Musik und Show-Programm)
-
Tanzvereine (hauptsächlich von der Tanzschule Müller)
-
Technik-Eventdienstleister
-
lokale Gastronomie vor Ort am Marktplatz sowie mit Foodtrucks und Getränkeständen aus der Umgebung
Aufwände
Finanziell:
Die Kosten liegen bei ca. 2.900 € pro Veranstaltungstermin für die Technik und die GEMA-Gebühren. Hinzu kommen insgesamt ca. 3.000 € pro Jahr für die Grafik und den Druck von Flyern sowie für die Veröffentlichung von 2-3 Werbeanzeigen.
Die Finanzierung erfolgt über das Veranstaltungsbudget der Stabsstelle Wirtschaftsförderung, Stadtmarketing und Citymanagement. Im ersten Jahr wurden die Kosten vollständig übernommen.
Im zweiten und dritten Jahr gab es einen Sponsoringbeitrag in Höhe von 1.000 € von der Sparkasse Rastatt-Gernsbach, ebenso wie eine zweckgebundene Spende der Sparkasse Rastatt-Gernsbach in Höhe von 5.000 € für die Veranstaltungsreihe.
Die Tanzschule nimmt für Moderation und Show-Einlagen kein Geld, macht aber bei dem Event mit Bannern und Flyern für sich und ihre Tanzkurse Werbung.
Es wurde keine Mittel aus Förderprogrammen verwendet.
Seit dem zweiten Jahr gibt es ein Teil-Sponsoring für die Veranstaltungsreihe von der regionalen Sparkasse in Höhe von insgesamt 6.000 €.
Personell:
Die Organisation und Durchführung der Veranstaltungsreihe ist ein Teil der Arbeit vom Eventmanager der Stadt Rastatt. Für die Vorbereitung und die Abstimmungen mit den Akteuren werden jährlich rund 30 Stunden benötigt. An den Veranstaltungstagen selbst werden je 7 Stunden für den Aufbau, die Durchführung und den anschließenden Abbau aufgewandt. Durch die jährlichen Wiederholungen der Veranstaltung ist die Organisation, der Aufbau und die Durchführung „eingespielt“ und der zeitliche Aufwand hat sich im Vergleich zum ersten Jahr verringert.
Gut zu wissen
Unsere Tipps für Nachahmer
- Voraussetzung für dieses Event ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einer zuverlässigen lokalen und am besten bekannten Tanzschule, die sich als Profi in dem Bereich selbstständig um das Programm kümmert, sowohl um die Musikauswahl für die individuellen Tänze als auch um das Showprogramm. Ohne dieses Know-How und die zeitliche Verfügbarkeit der Tanzschule ist diese Veranstaltungsreihe nicht möglich.
- Flexible Eventtechnik-Firma, die kurzfristig auf Absagen z. B. wegen Starkregen reagieren kann oder den Umfang der Boxen/Tische/Bänke bei sehr gutem Wetter erhöhen kann bzw. bei schlechteren Wetteraussichten verringern.
- Lokale Gastronomie frühzeitig mit einbinden und ebenso regionale Foodtrucks und Getränkestände akquirieren.
- Es wird auf dem unebenen Kopfsteinpflaster des Marktplatzes getanzt. Wichtig ist daher, dass in jeder Pressemitteilung und auf jedem Flyer die Empfehlung kommuniziert wird, flache Schuhe oder Sportschuhe zu tragen. Dies minimiert das Risiko der Tänzer*innen und sie kommen zum Event mit passendem Schuhwerk.
- Ein schöner, eingerahmter und nicht zu großer Platz, abends nett beleuchtet, verstärkt die schöne Atmosphäre.
- Da von Schüler*innen bis Rentner*innen alle Altersgruppen angesprochen werden, sollte beim Marketing darauf geachtet werden, alle Kanäle der Kommunikation zu nutzen, um die unterschiedlichen Zielgruppen zu erreichen.